Met vriendelijke groet in het Engels: zo sluit je een zakelijke mail goed af

In dit artikel

1. Kind regards of Best regards: wat is het verschil?
2. Formeel, neutraal of los: zo kies je
3. Vijf fouten die Nederlanders vaak maken
4. De zin voor de afsluiter is net zo belangrijk
5. Een voorbeeld van begin tot eind
6. Waarom dit verschil zo opvalt

Kind regards of Best regards: wat is het verschil?

Beide zijn goed en beide passen in bijna elke zakelijke mail. Het verschil zit in de toon. Kind regards is iets warmer en net iets formeler. Het werkt goed bij een nieuwe klant, een offerte of een eerste contact. Best regards is neutraal en zakelijk. Het past bij collega’s, leveranciers en mensen met wie je al vaker mailt.

Twijfel je, kies dan Kind regards. Daar ga je nooit de mist mee in. Wat je niet doet: afwisselen in dezelfde mailwisseling. Begon jij met Kind regards, houd dat dan vast tot de ander losser wordt.

Formeel, neutraal of los: zo kies je

De afsluiter hangt af van hoe je de mail begint. Kijk daarom eerst naar je aanhef.

Yours faithfully en Yours sincerely zijn Brits Engels en vooral voor brieven en officiële mails. In Amerikaanse mails zie je vaker Sincerely of Sincerely yours, ook als je de naam niet kent. Mail je met Europese partners, dan is de Britse stijl de veiligste keuze.

Vijf fouten die Nederlanders vaak maken

1. With friendly greetings. Dit is een letterlijke vertaling. Het klinkt vreemd voor een Engelstalige lezer. Gebruik Kind regards.
2. Groeten na een komma en dan je naam op dezelfde regel. In het Engels zet je je naam op een nieuwe regel, onder de afsluiter. Na de afsluiter komt een komma: Kind regards, en dan op de volgende regel Anna.
3. Hoofdletters. Alleen het eerste woord krijgt een hoofdletter: Kind regards, niet Kind Regards. Hetzelfde geldt voor Best regards en Yours sincerely.
4. Te informeel bij een nieuwe klant. Cheers of Thx voelt vriendelijk, maar komt bij een eerste contact slordig over. Pas je pas aan als de ander losser schrijft.
5. Yours faithfully na een naam. Schrijf je Dear Mr Smith, dan hoort daar Yours sincerely bij. Yours faithfully is alleen voor Dear Sir or Madam.

De zin voor de afsluiter is net zo belangrijk

Een goede mail eindigt niet alleen met Kind regards. Vaak staat er een zin voor die de lezer vertelt wat er nu gebeurt. In het Nederlands schrijf je dan iets als Ik hoor graag van je. In het Engels zijn dit veelgebruikte zinnen:

• I look forward to hearing from you. (formeel, netjes bij een offerte of sollicitatie)
• Please let me know if you have any questions. (neutraal, past bijna altijd)
• Thank you for your help. (als de ander iets voor je doet)
• Speak to you soon. (losser, voor vaste contacten)

Let op bij I look forward to: daarna komt een werkwoord met -ing, dus hearing en niet hear. Dat is een van de meest gemaakte fouten in Engelse mails van Nederlanders.

Een voorbeeld van begin tot eind

Stel, je stuurt een offerte naar een nieuwe klant in Engeland. Zo ziet een nette mail eruit:

Dear Ms Taylor,

Thank you for your call this morning. As discussed, please find our proposal attached.

Please let me know if you have any questions. I look forward to hearing from you.

Kind regards,

Anna de Vries

Kort, vriendelijk en zonder letterlijke vertalingen. Precies wat een Engelstalige lezer verwacht.

Waarom dit verschil zo opvalt

De afsluiter is het laatste wat je lezer ziet. Een fout daar valt op, ook als de rest van je mail goed is. Wie With friendly greetings leest, ziet meteen dat de schrijver vertaalt. Dat is niet erg, maar het kost je een beetje van je professionele uitstraling. Juist bij een eerste contact of een offerte wil je die niet weggeven.

Het goede nieuws: dit is makkelijk op te lossen. Leer de tabel hierboven uit je hoofd, of zet je afsluiter vast in je handtekening. Dan hoef je er niet meer over na te denken.

Samenvatting

In plaats van met vriendelijke groet schrijf je in een zakelijke Engelse mail Kind regards (iets warmer, veilig bij twijfel) of Best regards (neutraal, voor vaste contacten). In formele brieven kies je Yours faithfully na Dear Sir or Madam en Yours sincerely na een naam. Zet je naam op een nieuwe regel, geef alleen het eerste woord een hoofdletter en vertaal nooit letterlijk. Wil je dit soort zakelijke Engelse mails sneller en zekerder schrijven, kijk dan bij de cursus Engels van TalenPro. Je werkt met een vaste trainer aan je eigen mails en situaties. Lees ook Ms, Mrs of Miss en Offerte in het Engels.